文件
本章对菜单栏中文件功能的操作以及应用进行了详细的解说。
新建报表
本菜单项的功能是引导你新建一个报表文件。
点击 文件à新建报表 菜单项，会出现如图1.2.1-1所示的新建报表向导对话框：
普通报表对应有空白、网格式、分组式和交叉式四种报表风格。
Ø 空白
点击 文件à新建报表
菜单项，在图1.2.1-1新建报表向导对话框中点击【生成空白报表】按钮，一张空白的普通报表就建成了，或者直接点击工具栏里的
按钮，即可生成一张空白的普通报表。
Ø 网格式
第一步，点击 文件à新建报表 菜单项。
第二步，数据源列表中选择相应数据源，再编辑数据集名称，默认的名字是“ds1”，选择数据集类型，比如SQL检索（在新建报表之前，首先通过 工具à数据源，连接数据源，这样在图1.2.1-1新建报表向导对话框的数据源编辑框中会列出你所连接的数据源名称）
第三步，点击下一步，进入SQL语句的编辑界面。如下图所示：
第四步，首先在下面“指定模式”下拉框中选择指定模式，然后从左边“可选表名”框中选择表名到右边“选中表名”框中，在“数据字段”tab页中选择对应数据表的字段名到右边“选中字段”中。然后根据实际需要切换到相关tab页编辑计算列、检索条件、排序、参数等属性，编辑完后，在“语法”tab页中可看到生成的SQL语句，确认无误后，点击【确定】按钮，弹出如下界面：
第五步，选择报表类型为“网格报表”，点击下一步，弹出如下界面：
第六步，“显示列”列出了可供显示的所有列名，可选择你需要在报表里显示的列名，然后点击【生成网络报表】按钮，就进入了报表编辑界面，到此一张网格式报表就建好了。如果显示列里的所有列名都需要在报表里显示出来，可以全选，也可以在第四步中，选择网格报表之后，直接点击【生成网格报表】按钮。
做一张网格式报表到此就结束了，如果要通过向导做分组报表，则在第四步“报表类型”组框中选择分组报表，点击下一步按钮。进入下图所示界面：
Ø 分组式
在图1.2.1-2所示的新建分组报表向导界面中，定义该分组报表如何分组。
首先，拖拽分组字段到分组定义列表框中，同样的方法可以编辑多级分组。如果是多级分组，可通过【上移】/【下移】按钮调整分组层次顺序。
然后，拖拽相应字段至分组汇总列表框，并在“设置分组汇总的函数”下拉列表中选择函数。
最后，点击【生成分组报表】按钮，系统就进入了新建的分组报表模板编辑界面，在该模板中，可以看到分组报表的表达式都自动生成好了。
Ø 交叉式
如果要通过向导做交叉表，则在第四步中选择交叉报表，点击下一步按钮。进入下图所示界面：
该界面用来定义交叉报表的左表头、上表头和交叉项。
首先，定义交叉报表的左表头。
从上图左边“可选列”树型框中选择左表头要按其分组的字段，拖拽至行定义列表框中。比如：我们要按CNEEREGION进行分组，则拖拽“CNEEREGION”字段到行定义列表框中，这样行定义列表框中会出现CNEEREGION (升)，如果希望降序排列，则在“排序类型”中选中降序选项。
然后，定义交叉报表的上表头。操作方法与行定义一样。比如：上表头按CNEE字段分组，则拖拽该字段到列定义列表框中。
最后，定义交叉报表的交叉项。比如：交叉项为运货费总和，则将FREIGHT（运货费）字段拖拽到交叉汇总列表框中，并在下方“设置交叉汇总的函数”下拉列表中选择求和，表示对该字段进行求和运算。
点击【生成交叉报表】按钮，系统就进入了新建的交叉报表模板编辑界面，交叉报表的表达式都已自动生成。
新建报表组
本菜单项的功能是引导你新建一个报表组。报表组将联系紧密的各个报表整合成一个组，然后就可以像操作单张报表一样对报表组中的所有报表一同进行操作和处理。
点击 文件à新建报表组 菜单项，会弹出下图所示的报表源编辑界面：
首先要为报表组添加报表源，报表源的概念对于报表组来说与数据集对于报表类似。
单击【增加】按钮可以添加新的报表源，双击URL栏在弹出的“打开”窗口中选择所要添加的报表。URL类型有相对路径、绝对路径两种。相对路径是相对于工具à选项à文件中的应用资源路径。注：使用相对路径时，路径前不需要加斜杠“/”。
比如我们将订单和订单明细两张报表的路径添加进去，这里我们采用绝对路径，如下图所示：
点击【确定】按钮，此时设计器的界面出现了类似Excel那样的sheets标签，切换即可看到报表组中的各个报表。如下图所示：
打开
本菜单项的功能是用于打开一个已有的报表文件(*.rptx)、模板文件(*.rptm)、报表预览结果文件(*.rptr)、报表组文件(*.rptg)，并且还可以打开已有的Excel文件(*.xls或*.xlsx)在编辑之后保存为报表文件(*.rptx)。
点击 文件à打开
菜单项，或者直接点击工具栏的
按钮或者使用快捷键Ctrl+O,将弹出打开对话框。
选择文件类型并找到要打开的文件，点击【打开】按钮，该文件就在设计器中打开了。打开Excel文件时只能打开第一个Sheet页，并且在打开时系统后会弹出一个提示对话框
选择“是”则导入公式，选择“否”则不导入公式只导入值。
快速打开
本菜单项的功能是帮助你直接通过url或者文件路径打开一个已有的报表文件。
点击 文件à快速打开 菜单项，或者使用快捷键Ctrl+Q，弹出如下界面：
在这个编辑框里可直接编辑所要打开报表文件的路径，点击【确定】按钮，即可打开相关报表文件。
关闭
本菜单项的功能是关闭报表设计器中的当前文件。
点击 文件à关闭
菜单项，或直接点击文件窗口右上角的
按钮，或者使用快捷键Ctrl+W或Ctrl+F4，即可关闭报表设计器中的当前文件。
关闭全部
本菜单项的功能是关闭报表设计器中打开的全部文件。
点击 文件à关闭全部 即可关闭报表设计器中所有打开的文件。
保存
本菜单项的功能是保存新建或修改后的报表文件、报表组文件。
对于新建的报表，点击 文件à保存 菜单项，或者直接点击工具栏的
按钮保存，或者使用快捷键Ctrl+S，在弹出的另存为对话框中选择报表的存放位置，并编辑报表文件名，点击【另存为】按钮即可。如下图所示：
对于修改后的报表，要保存修改，则点击 文件à保存 菜单项，或者直接点击工具栏的保存按钮，或者使用快捷键Ctrl+S即可。
另存为
本菜单项的功能是另存现有报表文件、报表组文件，从而可以改变现有文件的名字或存放位置，还可以保存报表预览结果文件。
点击 文件à另存为 菜单项，在弹出的另存为对话框中选择存放位置，并编辑文件名，然后点击【另存为】按钮即可。
预览
本菜单项的功能是用于预览报表展现效果。
点击 文件à预览，或者直接点击工具栏上的
按钮，或者使用快捷键F9，可预览设计好的报表效果。
导出
本组菜单可以帮助您把一些报表数据导出到Excel、Word、PDF、Text、Xml、Html等文件，然后对文件做相应操作。
本菜单项的功能是用于将报表导出为不分页的Excel文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出àExcel文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的Excel文件存放的位置及输入导出的Excel文件名。如图1.2.10.1-1所示：
点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为不分页的Excel文件格式。以包含员工基本信息的报表导出为Excel文件为例，其导出效果如下图所示：
分页Excel文件
本菜单项的功能是用于将报表导出为分页的Excel文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出à分页Excel文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的分页Excel文件存放的位置及输入导出的Excel文件名。如图1.2.10.1-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为分成多页的Excel文件格式。
以包含员工基本信息的报表导出为分页Excel文件为例，其导出效果如下图所示：
带公式Excel
本菜单项的功能是用于将报表导出为带公式的Excel文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出à带公式Excel，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的带公式Excel文件存放的位置及输入导出的Excel文件名。如图1.2.10.1-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为带公式的Excel文件格式。
● 把报表导出为带公式的Excel文件时，Excel不支持的公式无法导出。带公式的Excel导出时不允许分页。
本菜单项的功能是用于将报表导出为Word文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出àWord文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的Word文件存放的位置及输入导出的Word文件名和后缀。如图1.2.10.2-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为Word文件格式。
本菜单项的功能是用于将报表导出为不分页的PDF文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出àPDF文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的PDF文件存放的位置及输入导出的PDF文件名。如图1.2.10.3-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为PDF文件格式。
以包含员工基本信息的报表导出为不分页的PDF文件为例，其导出效果如下图所示：
分页PDF文件
本菜单项的功能是用于将报表导出为分页的PDF文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出à分页PDF文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的PDF文件存放的位置及输入导出的PDF文件名。如图1.2.10.3-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为分页PDF文件格式。
以包含员工基本信息的报表导出为分页的PDF文件为例，其导出效果如下图所示：
本菜单项的功能是用于将报表导出为Text文件。
在预览状态下，点击 文件à导出àText文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的Text文件存放的位置及输入导出的Text文件名。如图1.2.10.4-1所示：
点击【打开】按钮，弹出如下图所示的导出文本选项对话框：
如果希望导出的文本文件是带有格线的，则在“带格线的文本”前打上对勾，此时“分隔符号”下拉框和“数据”选择框都不可用。
如果导出的文本文件是不带有格线的，则在“分隔符号”下拉框中选择报表文件中每个单元格之间的分隔符，导出的文本文件是通过分隔符号来间隔的。可供选择的分隔符号有：“Tab”、“逗号”、“分号”、“井号”、“星号”。在“数据”组框中选择导出数据为显示值还是真实值，设置完成后点击【确定】按钮，就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为Text文件格式。
本菜单项的功能是用于将报表导出为.html文件格式。
在预览状态下，点击 文件à导出àHtml文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的Html文件存放的位置及输入导出的Html文件名。如图1.2.10.5-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为Html文件格式。
以包含员工基本信息的报表导出为Html文件为例，其导出效果如下图所示：
本菜单项的功能是用于将报表导出为Xml文件。
在预览状态下，点击 文件à导出àXml文件，弹出“打开”对话框，在此对话框中选择你导出的Xml文件存放的位置及输入导出的Xml文件名。如图1.2.10.6-1所示，点击【打开】按钮就可实现把当前预览状态下的报表信息导出为Xml文件格式。
以包含员工基本信息的报表导出为Xml文件为例，其导出效果如下图所示：
Office2007
本菜单项下的子菜单的功能是用于将报表导出为office2007的Excel文件格式。具体可参见Excel文件、分页Excel文件、带公式Excel菜单。
模板
本组菜单可以帮助您把一些具有共性的报表存储起来作为内置模板，之后基于内置模板新建报表，可以大大减轻重复制表的工作量。设计器【文件】菜单中默认没有【模板】项。
在【工具】à【选项】à【常规】中勾选上模板菜单，点击确定按钮并重启设计器后【文件】中才会显示模板项。
添加到模板
本菜单项的功能是把当前编辑的报表文件添加到模板库中，模板的后缀名为.rptm，之后可以基于模板新建报表。
打开制作好的报表文件（.rptx），点击 文件à模板à添加到模板，弹出如下所示的界面：
在“创建到”树型框中选择一个文件夹名，点击右边的【新建】按钮，可在选中的文件夹下新建一个子文件夹。
在“创建到”树型框中选择一个文件夹名，在“名称”编辑框中输入模板的名称，点击【确定】按钮，新建的模板文件（.rptm）即保存在选中文件夹下。
整理模板
本菜单项的功能是用于整理模板文件的分类存放，以及文件夹和文件的命名。
通过点击 文件à模板à整理模板，系统会打开存放模板的文件夹，直接在该文件夹下整理模板即可。
基于模板新建报表
本菜单项的功能是利用已存在的模板来建立报表。
通过 文件à模板，点击要使用的模板，即可打开此模板文件，用户可以基于这个模板来设计报表，设计完成后，保存为一个.rptx文件。
最近文件
本菜单项列出了最近打开过的报表文件。
可通过 文件à最近文件，点击某一报表即可直接打开此报表文件。如果你要打开的报表是最近打开过的，那么直接从最近文件菜单里打开就可以了，不用从 文件à打开 菜单项打开了。
最近连接
本菜单项列出了最近连接过的数据源。
可通过 文件à最近连接，点击某一个数据源即可连接该数据源。如果你要连接的数据源是最近连接过的，那么直接从最近连接菜单里选择连接就可以了，不必从 工具à数据源 进行连接。
退出
本菜单项的功能是用于关闭报表设计器。
点击 文件à退出，或者点击设计器右上角的
按钮，即可以关闭报表设计器。